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En tiempos donde la, ya creciente, virtualización pasó a ser obligatoria, se hace cada vez más difícil no perder el foco y organizar correctamente al equipo de trabajo.

  Es por eso que, siendo una empresa que desarrolla tecnología, en esta oportunidad vamos a detallar las herramientas más utilizadas para la gestión de proyectos y equipos de trabajo que hacen que el día a día sea cada vez más eficiente.

  Tareas

  Una de las herramientas por excelencia para distribuir tareas mediante tarjetas y tableros es Trello (www.trello.com).

  Esta plataforma permite crear tableros para cada proyecto y asignárselo a grupos de trabajo. Dentro del mismo se pueden crear listas específicas para indicar en qué estado se encuentra cada tarjeta. Estas últimas pueden describir tareas por realizar, ítems de documentaciones pendientes y hasta reportes de errores.

  Es una aplicación web muy sencilla de utilizar y en un par de pasos ya queda completamente configurada y lista para su uso.

  TIP: Nuestras listas básicas para cada proyecto son: Backlog, NiceToHave, ToDo, EnCurso y Done. No dejar pasar por alto tampoco las etiquetas para identificar prioridades o tipo de trabajo que se tiene que hacer.

  Comunicación

  Es muy común el uso de chats genéricos particulares para compartir imágenes, comunicados y hasta incluso documentos. Esto no permite a uno poder desconectarse completamente y luego concentrase en lo que realmente importa, a su vez queda todo mezclado y se pierde información.

  Para esta problemática es ideal el uso de Slack (www.slack.com). Esta herramienta permite crear canales privados y generales donde se pueden conversar sobre distintas temáticas dentro de la empresa.

  Si se crea un canal por proyecto, la información queda mas ordenada y todas las consultas relacionadas al mismo se encuentran en un mismo espacio, optimizando tiempos de búsqueda y agilizando el desarrollo.

  TIP: Siempre es bueno crear un canal abierto para asuntos “no laborales” que hacen que el uso de la herramienta sea mas ameno y divertido. También se pueden integrar GIFs animados y encuestas de forma gratuita.

   Por otro lado, también resulta vital no perder el contacto cara a cara. Para ello, Google viene a nuestro rescate.

  Google ofrece un servicio llamado GSuite, en el cuál te permite tener un correo electrónico de Gmail personalizado con el @ de tu empresa. Para cada cuenta de correo corporativo pone a tu disposición 30 GB de Google Drive y acceso a otras herramientas como Google Meet. Esta última es la versión con esteroides de Hangouts y funciona a la perfección, incluso pueden participar personas ajenas a la empresa y permite organizar reuniones en el calendar vinculadas directamente a una videollamada.

  Organización y seguimiento

   Poder controlar y proyectar el consumo de horas en una empresa trabajando desde la casa es muy difícil. Para ayudarnos en este punto existe Clockify (www.clockify.me), una herramienta de uso gratuito que nos permite crear clientes, proyectos y equipos de trabajo para después ir registrando la cantidad de horas trabajadas en cada uno de los proyectos.

  A su vez permite estimar los costos por hora trabajada, saber con certeza qué proyectos tuvieron más peso en el día a día y te permite dirigir con una base sólida los próximos pasos a seguir.

  Esta plataforma cuenta con una versión de escritorio que emite alertas cada vez que te olvidás de activarla y se puede pausar automáticamente cuando cerrás la computadora o estás mucho tiempo inactivo.

   TIP: Resulta muy práctico poner a la empresa como su propio cliente y poder asignarle horas administrativas o segmentarlo en sub-tareas para tener una mejor proyección de los tiempos insumidos en cada tarea. También es recomendable hacer uso de los costos por hora, esto nos permite tener una visión económica del uso de horas y ajustar mejor los futuros presupuestos.

Resumen

  El dominio de todas estas herramientas lleva su buen tiempo de práctica y acuerdos entre cada parte del equipo, pero una vez que se logre trabajar en armonía sobre estas plataformas, pasan a ser un recurso sumamente valioso más allá del home office.

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